Kun organisaatiot etsivät kustannussäästöjä, ne aloittavat usein nykyisten kustannusten arvioinnista.
Organisaation säästöpotentiaalia voidaan kuitenkin lisätä tehokkaasti myös toisella tavalla: tarkastelemalla toimittajasuhteita. Organisaatio voi hyötyä merkittävästi suhtautumalla keskeisiin toimittajiinsa pikemminkin kumppaneina kuin alihankkijoina. Toimittajasuhteita hyödyntämällä voidaan alentaa kustannuksia ja tehostaa toimintoja, ja kummallakin näistä osa-alueista säästöpotentiaali on vähintään 20 prosenttia.
Miten tämä temppu tehdään?
Varmista, että toimittajalla on organisaatiotasi varten asiakasvastaava, ja tapaa hänet säännöllisesti (vähintään 3 tai 6 kuukauden välein kustannusten ja toimittajasuhteen tyypin mukaan). Keskustele asiakkuudesta ja siitä, miten säästöt ja toimintojen tehokkuus voidaan maksimoida.
Käy tapaamisessa läpi seuraavat seikat:
Nykyinen hinnoittelurakenne
Vastaako nykyinen hinnoittelu hankintaan käyttämäänne rahamäärää? Onko alennustaso asianmukaisessa suhteessa siihen, mitä ja miten paljon organisaatiosi ostaa? Ovatko ostomäärät lisääntyneet ja näkyykö tämä kokonaishinnoittelussa? Saatteko erikoishintoja mahdolliselta ryhmähankintaorganisaatiolta, jonka kanssa toimittaja tekee yhteistyötä?
Miten voit auttaa toimittajaa
Muista, että suhde on aina vastavuoroinen. Kysy toimittajalta, mitä voit tehdä heidän kustannustensa alentamiseksi – esim. niputtamalla toistuvia pieniä tilauksia. Tee tämä kaikkien sellaisten kululuokkien osalta, joihin organisaatiosi käyttää merkityksellisiä rahamääriä, olivatpa kulut miten arkisia tahansa. Saatat yllättyä, miten paljon säästöjä näinkin voidaan saavuttaa.
Sopimushintojen noudattaminen
Pitäytyykö tiimisi kulutustarvikkeiden (esim. toimisto-, puhdistus- ja lääkintätarvikkeet) osalta ”sopimustuotteissa” tai muissa ensisijaisissa tuotteissa (esim. toimittajan omat tuotemerkit)? Päivitetäänkö sopimushinnat säännöllisesti kulutuksessa tapahtuvien muutosten mukaan? Hyvänä tavoitteena on 70–80 %:n noudattamistaso, sillä tiettyjä sopimustuotteista poikkeavia hankintoja on aina tehtävä.
Erikoishankintojen hinnoittelu
Kun tarvetta tulee erikoishankinnoille, tapaatko edustajan erikoishintojen tai -palvelujen selvittämiseksi? Jos esimerkiksi muutat tai uudistat toimitilasi, ota edustaja mukaan suurten kalustehankintojen suunnittelu- ja tarjouspyyntövaiheeseen. Älä oleta, että normaalit kalustealennukset pätevät suureen kertahankintaan tai että toimistotarvikeyritykset eivät voisi tarjota myös kalusteita ja toimitilasuunnittelua. Jos olet uudistamassa tekniikkaa, esimerkiksi tietokoneita, älä tyydy perusalennukseen, jonka saat jo yksittäishankinnoista.
Käytettävissä olevat kannustimet
Varmista, että kaikki kannustimet, kuten volyymialennukset, ovat hyödynnettävissä ja että ne hyödyttävät sekä sinua että toimittajaa.
Uusimman tekniikan ja palvelujen saatavuus
Kysy uusimmista toimittajan teknologia-alustaa koskevista muutoksista, joista voit hyötyä. Saatko käyttöösi hallintaraportit, joiden perusteella näet esimerkiksi, ketkä työntekijät pysyvät sopimuksen mukaisissa menotavoitteissa ja ketkä eivät? Onko organisaatiosi käytössä tilausprosessia tehostava yksilöllinen tilaussivu? Onko saamissasi laskuissa osasto- tai projektikohtainen erittely tai muu kulukohtainen jäljitysmahdollisuus, ja ladataanko tiedot automaattisesti kirjanpitojärjestelmään?
Älä epäröi etsiä kilpailukykyisiä vaihtoehtoja
Käydessäsi tilannetta läpi toimittajan kanssa saatat huomata, että on aika harkita muita vaihtoehtoja. Kun käytät samaa toimittajaa useiden vuosien ajan, välillenne kehittyy todennäköisesti luottamussuhde. Toisinaan luottamus voi johtaa hintatason nousuun. Voit välttää tämän ottamalla tavaksi tarjouspyyntöjen lähettämisen toimittajille sopimusten taitekohdissa ja kertomalla nykyiselle toimittajalle, että harkitset myös muita tarjouksia heidän sopimuksensa päättyessä. Tämä kilpailujännite voi lisätä nykyisen toimittajan valmiutta antaa kilpailukykyisiä tarjouksia liikesuhteen säilyttämiseksi.
Kaikki edellä mainitut tekijät voivat edesauttaa kustannusten alentamista yhteistyössä toimittajien kanssa. Näin vapautuu ylimääräistä rahaa, jonka voit investoida takaisin organisaatioosi.