Maailman johtava betonielementtien tuotantoteknologian valmistaja Elematic halusi varmistaa ei-strategisten hankintojen kustannustason. Mittavan urakan toteuttajaksi valittiin Expense Reduction Analysts, jonka asiantuntijat keskittyivät kuluryhmäkohtaisesti kustannustason analysointiin ja kilpailutuksiin. Näin Elematicin omat resurssit saatiin keskitettyä strategisiin hankintoihin. Tuloksena saatiin yllättävän suuria säästöjä, markkinoiden hintatason selvitys useassa kuluryhmässä, sekä kuluryhmiin liittyvää lisäymmärrystä Elematicin omalle organisaatiolle.
ERA:n asiantuntijat aloittivat analyysin tekemisen pääkirjatasolta. Analyysin perusteella Elematic valitsi kustannusten optimoinnin kohteeksi tärkeimmät kuluryhmät ja ERA:n asiantuntijat laativat kilpailutuksen Elematicin toiveiden mukaisesti.
–Elematicin kaltainen valmistavan teollisuuden organisaatio tarvitsee monia erilaisia palveluja ja tarvikkeita toimintansa tueksi. Esimerkiksi erilaisia tuotannon tarvikkeita, pakkaustarvikkeita, rahtipalveluja, toimitilojen siivousta, puhelin- ja tietoliikenneratkaisuja… lista on pitkä. Haasteena on saavuttaa markkinoiden paras hintataso ja sopivimmat palvelut yrityksen tarpeisiin kaikissa kuluryhmissä, kuvailee ERA:n asiakasvastaava Martti Kiijärvi.
Ulkopuolinen asiantuntija apuun
Elematic halusi tarkistaa ei-strategisten hankintojen kustannustason ja ERA:n tulosperusteinen palvelumalli sopi erittäin hyvin yritykselle.
–Emme tienneet aluksi kuinka paljon säästöjä olisi odotettavissa. Tavoitteemme liittyivätkin markkinoiden yleisen kustannustason ymmärtämiseen, sillä halusimme tietää, että ovatko sopimuksemme hinnaltaan ajantasaisia. Tietysti myös itse säästöt ja toiminnan tehokkuus ovat tärkeitä. ERA:n analysoimat kuluryhmät olivat ei-strategisia ja siten myös monella tavoin ei-priorisoituja oman organisaatiomme toiminnassa. Ulkopuolinen asiantuntija tarvittiin avuksi, sanoo Elematicin toimitusjohtaja Mats Jungar.
–Tulospalkkio oli meille molemmille reilu toimintamalli: asiantuntijat saivat osoittaa pitkäaikaiset säästömahdollisuudet, raportoida niiden toteutumisesta ja saada maksunsa sen mukaan, kuinka paljon säästöjä löytyy. Tuloksena yhteistyöstä saimme merkittäviä säästöjä, lisää tietotaitoa omaan organisaatioomme sekä varmuuden siitä, että kustannuksemme ovat markkinassa kestävällä tasolla, Jungar jatkaa.
ERA on asiakkaan puolella
–Kokonaisuutena prosessi oli positiivinen yllätys. Täytyy sanoa, että ERA:n asiantuntijat ovat aikamoisia ammattilaisia alallaan. Emme itse olisi päässeet samaan tulokseen ja emme olisi voineetkaan panostaa samaa työmäärää projektiin. Pidin myös siitä, että kaikki toiminta oli läpinäkyvää ja päätös kaikesta viimekädessä aina meillä, sanoo talousjohtaja Matti Tirkkonen Elematicilta.
–Saavutettujen säästöjen raportointi kahden vuoden ajalta on myös tärkeää, saimme varmistettua, että sovittu hintataso pidetään. Tämä on projekti, joka kannattaa uusia aika ajoin, Tirkkonen jatkaa.
Ostajan näkökulma konsultteihin
Yhteistyö ERA:n kanssa oli Elematicin ylimmän johdon päätös. Ostamisen kokenut ammattilainen Juha Rossi oli aluksi skeptinen yhteistyön tuomiin mahdollisuuksiin, mutta tulospalkkiomalli oli tasapuolinen: jos ERA ei uskoisi säästöjä voitavan saavuttaa, ei myöskään tarvetta yhteistyölle olisi. Jos taas säästöjä saavutettaisiin, samalla ei tarvitsi käyttää omia rajallisia resursseja niiden hakemiseen.
–Nopeasti havaitsin, että ERA:n asiantuntijat osaavat asiansa ja yhteistyö lähti hyvin käyntiin. ERA:n asiantuntijat tekivät aikaa vaativan pohjatyön, tunsivat ja selvittivät markkinoiden hintatason sekä auttoivat tasapuolisen kilpailutuksen laadinnassa. Näen, että ERAn kaltaisia toimijoita tarvitaan juuri näissä ei-strategisissa hankinnoissa, jotka ovat usein hajallaan organisaatiossa ja vaativat kuitenkin paljon erityisosaamista kapeilta alueilta – kaikkea sitä osaamista ei voi olla yhden osto-organisaation sisällä, eikä olisi järkevää pitääkään, kertoo Rossi.
Kaikkiaan ERA:n toiminta asiakkaan hyväksi sai kiitosta niin ylimmältä johdolta, talousjohdolta kuin hankintajohdolta.
–Toiminnan optimointi on koko organisaation asia, kuten Elematicin kokemus hyvin osoittaa, sanoo Kiijärvi.
ERA:n asiantuntijat:
- Martti Kiijärvi
- Jukka Aromaa
- Minna Holopainen
- Aku Kinnunen
- Juha Malmberg
Analysoidut kuluryhmät ja säästöprosentit
- tuotannon tarvikkeet / 10 %
- pakkaustarvikkeet / 25 %
- puhelin- ja tietoliikenne / 38 %
- rahti / 17 %
- toimitilapalvelu / 16 %