Kustannusten hallinta on tärkeä osa yrityksen tervettä taloutta. Usein strategiset kustannukset, kuten raaka- aineet ja työvoima, ovat tehokkaasti johdettuja, mutta hämmästyttävän usein epäsuorissa kustannuksissa tilanne on aivan toinen. Tyypillisesti epäsuorat kustannukset kuitenkin vastaavat 10-20% yrityksen liikevaihdosta, joten merkittävät säästöt niissä ovat koko liiketoiminnan kannalta olennaisia. Usein säästö epäsuorissa kustannuksissa olisikin tehokkain keino suunnata jo olemassa olevia pääomia rahoittamaan yrityksen ydintoimintaa, tukemaan kasvua sekä nostamaan kannattavuutta.
Nykyisessä vaihtelevan talouskehityksen ja nousevien kustannusten tilanteessa on entistä tärkeämpää päästä hyödyntämään yrityksen resurssit liiketoiminnan kehittämiseen ja siten epäsuorien kustannusten hallinta on noussut yhä tärkeämpään rooliin yrityksen talouden kannalta.
Kustannusten hallinta edellyttää nykyisen kulurakenteen ja tarpeiden huolellista analysointia ja tavaran- ja palvelutoimittajien tehokkaimpien yhteistyökonseptien tuntemusta. Näin tehtynä kyse on aidosta kehitystyöstä, josta hyötyy sekä oma organisaatio että tavaran- ja palvelutoimittajat: ostetaan oikeita asioita oikealla tavalla ja tehokkaasti.
”Kustannusten hallinta tarkoittaa yrityksen pääomien mahdollisimman tehokasta ohjaamista ydinliiketoimintaan, kasvun tukemiseen ja kannattavuuden nostamiseen.”
– Pekka Perttunen, maajohtaja, Expense Reduction Analysts.
Koska todellisen kulurakenteen ymmärtäminen edellyttää analysointia, asiantuntemusta ja erittäin ammattitaitoista kilpailuttamista, saavutetaan parhaat tulokset yhteistyössä ammattilaisen kanssa. Kumppania valittaessa kannattaa kuitenkin kiinnittää huomio muutamiin seikkoihin.
Milloin kannattaa tehdä itse ja milloin tarvitaan ulkopuolinen asiantuntija apuun?
Tutkimuksemme mukaan suomalaisyrityksillä on luja luottamus omaan organisaatioonsa kustannusten hallinnassa. Tutkimuksessamme käytännössä kaikissa suomalaisyrityksissä luotettiin siihen, että omalla henkilöstöllä on keskeisissä kuluryhmissä syvällinen erikoisosaaminen ja 78% korosti itsenäisen päätöksenteon merkitystä valittaessa tavaran- ja palvelutoimittajia.
Kuitenkin 90% tutkimuksemme yrityksistä oli sitä mieltä, että kumppanin avustuksella toiminnan kehittäminen on tehokkaampaa kuin itse tehtynä. Tämä tarkoittaa, että tavaran- ja palvelutoimittajien kanssa toimittaessa tarvitaan ajantasaista tietoa markkinoilla olevista palvelukonsepteista, jotta uusimmat ja tehokkaimmat yhteistyön muodot toimittajien kanssa voidaan saada käyttöön. Tätä tietoa on harvoissa yrityksissä. Jopa 88% suomalaisyrityksistä onkin sitä mieltä, että itse ei kyetä haastamaan omia toimintamalleja tehokkaasti.
Ydinkysymyksiä kustannusten hallinnan oman prosessin rakentamisessa ja ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisessä ovatkin:
Kuinka paljon oman henkilöstön aikaa kannattaa käyttää nykytilan arviointiin?
Jos analyysin tekeminen on työlästä, ulkopuolinen ammattilainen todennäköisesti tekee sen tehokkaammin ja nopeammin.
Kuinka paljon asiantuntemusta tarvitaan oikeasti toimintaa kehittävään kilpailuttamiseen?
Alan tavara- ja palvelutoimittajien tehokkaimpien yhteistyökonseptien tunteminen ja puolueettoman tehokkaan kilpailutuksen järjestäminen vaativat yllättävän paljon asiantuntemusta. Jos tätä asiantuntemusta ei ole omassa organisaatiossa, on todennäköistä, että ulkopuolinen asiantuntija on parempi ratkaisu.
Millainen työpanos vaaditaan kilpailutuksen jälkeiseen käyttöönottoon ja kustannusten seurantaan?
Hyvän kilpailutuksen jälkeen kustannusten kehitystä on seurattava, muuten saavutettu säästö menetetään nopeasti. Ulkopuolinen asiantuntija todennäköisemmin tekee seurannan ja raportoinnin kattavammin kuin oman toimen ohessa toimiva sisäinen resurssi.
Haluatko lisää vinkkejä kustannusten hallintaan, tai mietitkö mistä yrityksesi voisi löytää säästöjä? Lataa oppaamme: Kustannukset hallintaan nousukaudella