Cost Savings Today: Mitä toimitilojen hallinta tarkkaan ottaen on?
Dirk Smeyers: Toimitilojen hallinta on hallinnon osa-alue, joka tarjoaa tukipalveluja ja -prosesseja organisaatioille tai yrityksille. Toimitilojen hallinta on organisaation tavaroiden ja palvelujen koordinointia: se on keskeinen toiminto, joka pyrkii ennakoivasti täyttämään yrityksen tai organisaation ensisijaisten prosessien tarpeet. Toimitilojen hallinnan markkinoiden arvo on Euroopassa arviolta satoja miljardeja euroja. Nykytrendien jatkuessa markkinoiden pitäisi kasvaa 13,6 % vuodessa seuraavan vuosikymmenen ajan.
Toimitilojen hallintaan liittyvät kustannushallintabudjetit voivat nousta asiakkaiden ja tutkittavien kuluryhmien mukaan sadoistatuhansista miljooniin euroihin.
CST: Mitä toimitilojen hallintaan kuuluu?
D.S.: Toimitilojen hallinta kattaa laajan joukon alaluokkia, jotka voidaan jakaa kahteen pääryhmään:
Tilat ja infrastruktuuri:
- Työpaikka
- Toiminnallinen kunnossapito (ilmastointi, putkistot, valaistus, katot jne.)
- Jätehuolto
- Puhtaanapito (tilat, ikkunat jne.)
- Hissit
- Tuhoeläinten torjunta
- Tilojen hallinta: kalusteet, huonekasvit, sisustus, opasteet
- Tehtaiden kunnossapito, korjaukset ja toiminnot
Ihmiset ja organisaatio:
- Työterveys ja -turvallisuus
- Turvallisuus ja kulkuoikeudet
- Vastaanotto
- Ateriapalvelut ja kestitys
- Työvaatteet ja pesulapalvelut
- IT
- Logistiikka
CST: Miten ala on kehittynyt?
D.S.: Vuosien ajan toimitilojen hallinta ulkoistettiin palveluntarjoajille, eikä käyttöomaisuutta ja tietoja juurikaan valvottu. Tietojen puutteellisuus tarkoittaa usein liiallista riippuvuutta palveluntarjoajista sekä kustannusten ja palveluehtojen puutteellista hallintaa.
Digitaalisen tekniikan kehityksen – teollisuus 4.0:n – myötä älylaitteiden käyttö on kuitenkin yleistynyt, mikä mahdollistaa suorituskyvyn seurannan ja mittauksen, jolloin toimitilojen hallinnan vaikutus korostuu koko organisaation tasolla. Se vaikuttaa yrityksen strategioihin, toimintoihin, tehokkuuteen ja viime kädessä tulokseen.
Esimerkiksi toimistojen siivoukseen liittyy usein palvelusopimuksia tai tulossitoumuksia. Läsnäoloantureiden ansiosta siivous on nyt mahdollista mukauttaa toimistojen todelliseen käyttöasteeseen.
Näin siivous voidaan kohdentaa aiempaa paremmin, jolloin voidaan saavuttaa erittäin merkittäviä säästöjä. Olemme nyt siirtymässä kohti tulosperusteisia suoritesopimuksia.
Sama trendi näkyy myös lämmityksen, ilmanvaihdon ja ilmastoinnin (HVAC) alalla, kun tilojen ilmastointi kytketään päälle käyttöasteen mukaan tai vain aamusta iltaan.
Toimitilojen hallinnan hankinta on laaja ja monimutkainen kokonaisuus, ja yleiskululuokkien suuresta määrästä huolimatta toimitilojen hallinnan budjetit ovat hyvin tiukkoja. Hankintapäälliköillä ei ole myöskään syvällistä tietoa toimitilojen hallinnan yksittäisistä kuluryhmistä eikä liioin kattavaa käsitystä kilpailutusten ja sopimusten riskeistä – mukaan lukien oikeudelliset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät kysymykset sekä työntekijöiden, asiakkaiden ja vierailijoiden terveys ja turvallisuus.
CST: Mihin keskityt yleensä?
D.S.: Osaamiseni liittyy erityisesti tiloihin ja infrastruktuuriin. Toimitilojen hallinnan laajuuden ja monitahoisuuden vuoksi asiakkaillamme on usein ongelmia, jotka on ratkaistava tapauskohtaisesti, ja erikseen räätälöitävä ERA-asiantuntijoiden tiimi kehittää parhaat säästöratkaisut yhteisvoimin.
Perustamme eurooppalaiseen standardiin EN15221 perustuvan asiakaslähtöisen rakenteen, joka mahdollistaa yleisen strategian laatimisen (sisäinen hankinta / ulkoistus).
Kuten on jo todettu, toimitilojen hallinta tukee organisaation ensisijaisia prosesseja, ja sen toteuttajana voi olla yrityksen omat työntekijät tai ulkoiset kumppanit. Haasteena on löytää malli, joka vastaa parhaiten ensisijaisen prosessin asettamia vaatimuksia.
Omaa ydinosaamistani on hahmottaa näiden vaatimusten muodostama kokonaisuus ja kehittää sopivat ratkaisut, joissa huomioidaan kaikki sidosryhmät.
CST: Millaisena näet toimitilojen hallinnan tulevaisuuden?
D.S.: Toimitilojen hallinta muuttuu selvästi ammattimaisemmaksi. Alalla tarjotaan yhä enemmän koulutusta, jopa yliopistotasolla.
Etunamme on, että katsomme yritystä aina ulkopuolelta; tällaista näkemystä yrityksellä itsellään ei ole. Olemme teollisuus 4.0 -vallankumouksen eturintamassa, ja siten voimme auttaa ja opastaa monia yrityksiä tähän suuntaan ja saada samalla aikaan valtavia säästöjä. Tarjoamamme seuranta, joka on toimitilojen hallinnassa ehdottoman välttämätöntä, mahdollistaa meille pitkäjänteisten suhteiden luomisen asiakkaisiimme.
DIRK SMEYERS
Dirk Smeyers on insinööri ja toiminut aiemmin teknisenä johtajana ja operatiivisena johtajana rakennusalalla, ja hän on ollut ERA:n partneri vuoden 2013 alkupuolelta lähtien. Hän keskittyy työssään erityisesti ennakoivaan projektinhallintaan toimitusketjun hallinnassa esimerkiksi pakkauksen, rahdin, merkintöjen ja tulostuksen osa-alueilla. Hän toimittaa myös konkreettisia ratkaisuja rakennusten, tehtaiden ja toimitilojen hallintaan. Viime vuosina Dirk on toteuttanut näissä kuluryhmissä kymmeniä menestyksekkäitä projekteja suurille ja keskisuurille yrityksille. Laajalla kokemuksellaan ja vahvalla osaamisellaan Dirk auttaa asiakkaita kasvattamaan liiketoimintaansa ja saavuttamaan säästöjä, jotka ylittävät odotukset.