Yrityksen hankinnoissa toimitilapalvelut muodostavat usein laajan ja heterogeenisen kokonaisuuden. Toimitilapalveluihin kuuluvat esimerkiksi siivous-, jätehuolto- ja vartiointipalvelut, jotka ovat yrityksen ydintoiminnan tukemisen kannalta hyvinkin keskeisiä. Tavallisesti yritys ostaa monia tähän kuluryhmään kuuluvia palveluita. Niistä syntyvistä epäsuorista kustannuksista voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä.
On tavallista, että yrityksessä syntyy ajan mittaan erilaisia toimitilapalveluihin liittyviä tarpeita. Näihin tarpeisiin vastataan yrityksessä, kun niitä ilmenee, ilman keskitettyä kilpailutusta. Tämä saattaa johtaa tilanteeseen, jossa toimitilapalvelut kasautuvat runsaaksi ja moninaiseksi kokonaisuudeksi, jossa hankinnat saattavat olla osin myös päällekkäisiä. Yrityksen toiminnassa tällainen tilanne merkitsee sitä, että entistä enemmän voimavaroja on käytettävä tavaran- ja palveluntoimittajista muodostuvan henkilöverkoston pyörittämiseen; hallinnollisen työn määrä kasvaa. Organisaation sisällä on myös usein epätietoisuutta siitä, kuka vastaa mistäkin hankinnasta ja/tai toimittajasuhteesta. Aikaa ja voimavaroja tuhrautuu jatkuvasti toissijaisiin toimintoihin, mikä on pois yrityksen ydintoiminnoista.
Ennen kaikkea tällainen tilanne merkitsee kuitenkin sitä, että koko ajan maksetaan turhasta. Aikaa, voimavaroja tai asiantuntemusta toimitilapalveluista aiheutuvien kustannusten selvittämiseen yrityksen sisällä ei kuitenkaan ole. Kustannusten eritteleminen ja seuranta vaatisivat taas lisää voimavaroja. Ollaan siis puun ja kuoren välissä: samalla kun yrityksen ydintoimintojen kannalta tärkeiden toimitilapalvelujen jatkuva saatavuus on taattava, palveluista syntyy yritykselle aina vain uusia turhia kustannuksia. Mikä siis neuvoksi?
Expense Reduction Analystsin näkemys: vaihtoehdottomuus ei ole vaihtoehto
Pitkällä aikavälillä yrityksessä muovautunutta palvelujen hankinnan toimintakulttuuria – vaikka se olisi tehotonkin ¬– voi olla vaikea muuttaa tai purkaa omin voimin. Kokonaiskuvan näkemiseen tarvitaankin usein paitsi etäisyyttä ja puolueettomuutta, myös ehdottomasti riittävää asiantuntemusta. Siksi yrityksen voi edellä kuvaillun kaltaisessa tilanteessa olla järkevää kääntyä ulkopuolisen asiantuntijan puoleen.
Expense Reduction Analystsin asiantuntijat tunnistavat säästömahdollisuudet useissa erilaisissa epäsuorissa liiketoiminnan kustannuksissa, selvittävät, onko merkittäviä säästöjä saavutettavissa, ja näyttävät, mistä säästöjä voidaan saavuttaa. Sinä päätät, haluatko etsiä kustannustehokkaampia tavaran- tai palveluntoimittajia, ja päätät myös kilpailutuksen tulosten perusteella jatkotoimista. Expense Reduction Analysts näkee kustannusten hallinnan ennen kaikkea keinona palauttaa hankintoihin sidottuja pääomia ydinliiketoimintaan.
Mistä on eheä toimitilapalvelukokonaisuus tehty?
Kun liiketoiminnan epäsuorien kustannusten ja hankintojen hallintaan erikoistuneen Expense Reduction Analystsin asiantuntijoille annetaan toimitilapalveluihin liittyvä toimeksianto, ensimmäinen askel on analysoida perinpohjaisesti ja jäsentää tarkasti palvelukokonaisuuden osa-alueet: muun muassa sopimukset, toimintamallit ja kustannukset. Lähtötilanteesta tehdään kirjallinen yhteenveto.
Tämän jälkeen asiantuntijamme kartoittavat yrityksen ajankohtaiset toimitilapalvelutarpeet ja ottavat huomioon yrityksen mahdolliset kehitys- tai uudistustoiveet, joihin voidaan etsiä optimaalisimmat ja nykyaikaisimmat ratkaisut. Samalla aletaan kilpailuttamalla etsiä markkinoilta myös kustannustehokkaimmat kumppanit. Näillä on oltava valmiudet tarjota yrityksen tarvitsemat palvelut, mutta myös halukkuutta kehittää ja tarpeen mukaan räätälöidä palveluitaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaanamme olevan yrityksen kanssa.
Samassa yhteydessä voidaan korjata myös mahdolliset hinnoitteluvirheet, saattaa ajan tasalle vanhentuneet palvelukuvaukset, jotka eivät ole enää toimivia yhteistyön pohjana, ja sopia hinnantarkistusperusteista. Prosessin aikana asiantuntijamme seuraavat tiiviisti muutosten toteutumista ja raportoivat toteutuneista kustannuksista ja säästöistä. Jos kilpailutuksessa valitaan uusi tavaran- tai palveluntoimittaja, asiantuntijamme auttavat ottamaan uuden kumppanin tai uuden toimintamallin käyttöön ja seuraavat säästöjen toteutumista 24 kuukauden ajan, jotta säästöt ja hankitun palvelun laatu varmistetaan myös pitkällä aikavälillä.
Määrä ei ole laadun tae
Expense Reduction Analystin asiantuntijoiden toteuttama toimitilapalveluiden keskittäminen merkitsee käytännössä usein tavaran- ja palveluntoimittajien määrän vähentämistä. Vaikka vähentäminen ei ole itse tarkoitus, on selvää, että kumppaniverkoston supistuessa myös viestinnän laatu paranee, kun viestijöitä on vähemmän ja yrityksen roolitukset, kuka on yhteydessä kehenkin ja kuka vastaa mistäkin toimittajasuhteissa, on selkeytetty. Kommunikaation tehostuessa myös toimittaja-asiakassuhteen laatu paranee.
Tärkeä osa Expense Reduction Analystsin työtä onkin nimenomaan myötävaikuttaa toimittajayhteistyöhön ja edistää sitä: asiantuntijamme järjestävät säännöllisiä ohjausryhmäkokouksia, joissa seurataan muun muassa yhteistyön mittareita ja kustannuksia. Puolueettomana tahona Expense Reduction Analysts tuo näihin kohtaamisiin ennen kaikkea objektiivisuutta ja tavoitteellisuutta, jotka muuten jäävät helposti puuttumaan.
Keskittämisessä onkin lähinnä kyse järkeistämisestä, jonka avulla edistetään avoimuutta viestinnässä ja hinnanmuodostuksessa. Sen avulla myös varmistetaan yritykselle säästöt toimitilapalveluista aiheutuvista epäsuorista kustannuksista ja tehostetaan ajankäyttöä. Usein toimitilapalvelujen keskittämisessä laatu ja määrä ovat toisiinsa kääntäen verrannollisessa suhteessa.
Lue lisää vinkkejä toimitilapalvelujen kustannusten hallintaan ilmaisesta esitteestämme.