Stera Technologies on mekaniikan ja elektroniikan sopimusvalmistuskonserni. Yritys toimii Suomessa ja Virossa kuudella eri paikkakunnalla ja työllistää yli 800 korkean osaamisen ammattilaista. Stera aloitti yhteistyön Expense Reduction Analystsin kanssa kilpailuttaakseen toimistotarvikkeiden hinnat. Toiminnan tavoitteena oli ensisijaisesti säästöt, mutta lopulta yhteistyön myötä muutettiin ja yhtenäistettiin myös toimintatapoja.
Toimistotarvikkeet ovat laaja kuluryhmä, johon kuuluvat muun muassa paperit, värikasetit, kirjoitusvälineet ja muut toimiston pientarvikkeet. Kuluryhmän tuotteet ovat yksittäisinä hankintoina edullisia, mutta kokonaisuudessaan kulut ovat yllättävän suuret valmistavan teollisuuden yritykselle.
Ulkopuolisesta asiantuntijasta merkittävä hyöty
Yhteistyön myötä ERA:n asiantuntijat tekivät analyysin kuluryhmän nykytilanteesta laskutustietojen ja toimittajatietojen perusteella ja järjestivät kilpailutuksen. Kilpailutuksen jälkeen asiantuntijat esittelivät vaihtoehdot ja antoivat suosituksensa ja neuvoja toimittajavalintaan.
Toimistotarvikkeiden kilpailutuksen ulkoistamisesta oli Steralle huomattavia hyötyjä. Saavutettujen säästöjen lisäksi toiminta yhtenäistyi yrityksen eri yksiköiden välillä. Toimistotarvikkeet eivät olleet varsinaisesti kenenkään vastuulla, ja yksittäiset hankinnat ovat summina pieniä, joten järjestelmälliseen läpikäyntiin tarvittiin ulkopuolista apua.
–Todennäköisesti toimistotarvikkeiden kilpailutusta ja tarkastelua ei
olisi vieläkään toteutettu, ainakaan näin perusteellisesti, ilman ERA:n asiantuntijoita. Yhtiössämme on kuusi yksikköä, jotka kaikki tekivät asiat omalla tavallaan, joten toiminnan tarkastelu ulkopuolisen tahon toimesta auttoi toiminnan yhtenäistämisessä, kertoo Jarkko Vähä-Tahlo, Steran varatoimitusjohtaja.
Sujuvaa ja tuloksekasta läpi koko projektin
Yhteistyö Steran ja ERA:n välillä toimistotarvikkeiden parissa kesti reilut kaksi vuotta. Varsinaista kilpailutusta seurasi seurantajakso, jonka aikana ERA:n asiantuntijat varmistivat, että solmitut sopimukset todella pitävät.
–Omat resurssimme eivät olisi riittäneet seuraamaan hintojen kehittymistä. Jos poikkeuksia sopimuksesta ilmeni, ERA:n asiantuntijat ottivat yhteyttä toimittajaan. Yhteistyö Timo Sankarin ja Kai Flangin kanssa oli sujuvaa ja toimivaa läpi koko yhteistyön ja saavutetut säästöt sekä uudet toimintamallit ovat merkittävä etu yrityksellemme, sanoo Vähä-Tahlo.