Palvelumallit ja hinnat kohdilleen kilpailutuksella

Suomen suurin palonsammutusjärjestelmien urakoitsija Firecon Group Oy päätti tarkastella epäsuoria kustannuksiaan ja pyysi Expense Reduction Analystsin asiantuntijat auttamaan työssä. Kartoituksen jälkeen kustannuksia tarkasteltiin neljässä kuluryhmässä ja ERA:n avulla saavutettiin pitkäkestoisia säästöjä toiminnan laadun kärsimättä. Onnistumisen takana on ERA:n toimintamalli ja asiantuntijoiden palveluasenne.

ERA:n asiantuntijat laativat ensin kartoituksen eri kuluryhmistä ja esittivät arvionsa mahdollisista säästöistä. Tämän arvion perusteella Firecon antoi tehtäväksi optimoida kustannukset puhelin- ja datakuluissa, vakuutuksissa, rahdeissa sekä nostimissa ja telineissä. ERA:n asiantuntijat käynnistivät kilpailutusprosessin, jonka myötä säästöt löydettiin.

–Meillä oli pelko, että jos itse lähdemme kilpailuttamaan, toimittajat laskevat hintoja näennäisesti muuttamalla palvelusisältöjä. ERA:n asiantuntijatyö varmisti, että tarjoukset ovat oikeasti vertailukelpoisia ja että ketään toimittajaa ei suosita tai syrjitä vanhojen kontaktien vuoksi, sanoo Fireconin toimitusjohtaja Jari Mansikkaoja.

ERA:n asiantuntijoiden tehtävä onkin aina varmistaa asiakkaan kilpailutuksen sisällön oikeellisuus ja laatia kilpailutus siten, että kaikki tarjoukset vastaavat haluttua sisältöä, ja näin ajaa asiakkaan etua.

–Kun saaduissa tarjouksissa sisältö vastaa pyydettyä, ei hintaa tarvitse uudestaan kysyä – reilu kilpailutus ei toimi tingin varassa. ERA:n avulla saimme oikean palvelusisällön ja uskallan sanoa, että myös paremmat hinnat kuin mihin itse olisimme päässeet, Mansikkaoja jatkaa.

Osaaminen ja luottamus

Yksikköhinta on vain osa kokonaisuutta, josta kulut muodostuvat. Volyymi vaikuttaa olennaisesti yhtälössä ja muuttuvat liiketoiminnan tarpeet vaikuttavat erityisesti volyymeihin. Tämän vuoksi tavara- ja palvelutoimittajien kanssa tehtyjä sopimuksia tulee tarkastella säännöllisesti ja varmistaa niiden tarkoituksenmukaisuus nykyisessä tilanteessa. Toisinaan muutos tulee myös markkinan muutoksen myötä.

–Nykyään kaikki työntekijämme käyttävät älypuhelinta nettiyhteyksien muodostamiseen kentällä, emme tarvitse enää mokkuloita. Kilpailutuksessa otettiin tämä huomioon ja liittymiemme määrä puoliintui, joka toi tietysti näkyviä säästöjä, Mansikkaoja kertoo.

ERA:n asiantuntijoiden tehtävä on varmistaa, että ERA:n asiakkailla on käytettävissä paras saatavilla oleva palvelumalli eri aloilla, jotta päästään hyödyntämään uusimmat ja tehokkaimmat ratkaisut markkinalla.

–Kun katsotaan näitä kuluryhmiä, joita yhteistyömme aikana on optimoitu, on selvää, että ei meillä omassa organisaatiossa olisi ollut samaa määrää asiantuntemusta käytössä, kun ERA:n asiantuntijoilla, jotka ovat erikoistuneet jokainen omaan alueeseensa. Tästä osaamisesta rakentuu myös luottamus heidän toimintaan yhdessä heidän erinomaisen palveluasenteensa kanssa, Mansikkaoja sanoo.

–ERA:n asiantuntijoiden työn myötä myös sitoutumisemme kilpailutuksen tuloksiin on vahvistunut. Jotta säästöt jäävät pysyviksi oman organisaatiomme on pitänyt tiedostaa, miksei enää osteta niiltä vanhoilta tutuilta yhteistyökumppaneilta ja miksi ohiostoja ei tehdä. Voin suositella yhteistyötä ERA:n kanssa ja tulemme itsekin jatkamaan sitä, Mansikkaoja päättää.

Analysoidut kuluryhmät ja säästöprosentit

• Vakuutukset 23%
• Rahdit 25%
• Puhelin- ja tietoliikenne 25 %
• Nostimet ja telineet 10-15%