Suomalaisyritykset eivät tavallisesti hallitse epäsuoria kustannuksiaan yhtä tehokkaasti kuin muut eurooppalaiset yritykset. Kuitenkin epäsuorat kustannukset ovat tyypillisesti 10 – 20 % yrityksen liikevaihdosta ja niissä on tavallisesti useiden kymmenien prosenttien säästöpotentiaaleja kuluryhmästä riippuen.
Yritysten tilanteet ja tarpeet vaihtelevat suuresti, joten aina ennen kilpailuttamista tai muita kustannusten hallinnan toimenpiteitä tulee tehdä kattava analyysi nykytilanteesta, tarpeista ja markkinoiden tarjoomasta. Kustannustehokkaimman tavara- tai palvelutoimittajan löytäminen on usein aikaa vievää, etenkin jos käytössä ei ole valmiita kontakteja. Kontaktien lisäksi oikean kumppanin löytämiseksi tarvitaan kuluryhmätietoutta, joka on paitsi ajantasaista myös kattavaa siten, että se ei rajoitu pelkästään tiettyihin kuluryhmiin. Jos unelmakumppani näistä vaikeuksista huolimatta löytyy, on se vasta puoli voittoa.
Onnistuneen hankintaprosessin jälkeen seuraavana etappina on säilyttää saavutetut säästöt pitkällä aikavälillä. Tähän tavoitteeseen pääseminen edellyttää, että rakennetaan toimivaan malliin perustuva jatkuva toimittajasuhde, jota ylläpidetään ja jossa kustannuksien kehittymistä seurataan tarkkaan ja säännöllisesti. On erittäin tavallista, että erilaiset haasteet ja jopa väärinkäsitykset nostavat kustannuksia jatkuvasti. Siten säästöt jäävät usein lyhytaikaisiksi, ellei niitä seurata systemaattisesti. Edellisten lisäksi toimittajasuhteiden hallintaan kuuluu myös selvien keskinäisten tavoitteiden asettaminen, jolloin yhteistyötä voidaan kehittää ja siitä voidaan saada paras arvo. Osa tätä työtä on myös pitää oma puoli kunnossa, mikä merkitsee sitä, että hankintoja ei tehdä sopimuksen ohi.
Hankinnoissa suomalaisyritysten suurena haasteena voidaankin pitää sitä, että hankintoja ei hoideta kahden erän pelinä, mikä käytännössä tarkoittaa sitä, että
- tavaran- ja palveluntoimittajat eivät ole ammattitaidolla kilpailutettuja
- kustannustasoa ei seurata yhteistyön aikana, eikä varmisteta hintatasoa ja ostokäyttäytymistä.
Miten voittaa haasteet ja pelin molemmat erät?
Markkinatuntemus ja hyvät yhteydet toimittajiin ovat onnistuneen hankintaprosessin lähtökohdat. Tämä tarkoittaa perinteisen tuote- tai palvelutuntemuksen lisäksi ymmärrystä toimialan kehityksestä globaalisti ja kohdealueella. Yleinen markkinatuntemus on puolestaan lähtökohta tarjousten pyytämiseen ja arviointiin.
Näiden lisäksi Expense Reduction Analystsin kokemuksen mukaan kustannusten hallinnan yleisimpiä haasteita suomalaisyrityksissä ovat muun muassa seuraavat:
- Kustannusten hallinta ei ole osa yrityksen liiketoiminnan strategiaa tai toimintasuunnitelmaa.
- Kustannuksille ei ole määritelty selkeitä tavoitteita.
- Kustannusten hallinta ei ole vastuutettu kenellekään, toisin sanoen on epäselvää, onko asia toimitusjohtajan, talousjohtajan, yksikönvetäjien tai jonkin muun vastuulla.
”Suomalaisissa yrityksissä ymmärretään hyvin, että kustannusten hallinnan ja yritysten kilpailukyvyn välillä on selvä yhteys: mitä vähemmän turhia kustannuksia yrityksellä on, sitä enemmän voidaan investoida kilpailukykyä ja tulosta parantaviin toimiin. Siksi onkin luonnollista, että kustannuksiin halutaan puuttua ja pyydetään ulkopuolinen asiantuntija apuun, jotta oman henkilöstön tehokkuus ei kärsi toimenkuvan ulkopuolisista tehtävistä.” – Pekka Perttunen, maajohtaja, Expense Reduction Analysts
Jos yritys haluaa säästää epäsuorissa kustannuksissa ja suunnata näin jo olemassa olevia pääomia yrityksen ydintoiminnan rahoittamiseen ja kannattavuuden nostamiseen yrityksen omaa työpanosta ja aikaa verottamatta ulkopuolinen asiantuntija, kuten Expense Reduction Analysts, on usein erittäin tehokas apu.
Haluatko lisää vinkkejä kustannusten hallintaan, tai mietitkö mistä yrityksesi voisi löytää säästöjä? Lataa oppaamme: Kustannukset hallintaan nousukaudella