Yrityksien kannalta kustannusten hallinta on kahden erän peliä. Ensin täytyy varmistaa hyvä sopimus ja sen jälkeen tarkkailla, että sopimuksessa sovittu hintataso todella pitää. Kustannusten hallinnassa on mahdollista kehittyä ja kehittymisen tueksi Expense Reduction Analystsin asiantuntijat ovat koonneet parhaat vinkkinsä.
Kustannusten hallinta tarkoittaa yrityksen tarpeisiin sopivan tuote- tai palvelukokonaisuuden hankkimista parhaaseen mahdolliseen hintaan. Tavoitteena on vapauttaa yrityksen pääomia epäsuorista hankinnoista liiketoiminnan tärkeisiin tavoitteisiin ja samalla kehittää yrityksen toimintaa tehokkaammaksi.
Kuinka onnistua neuvotteluissa?
Neuvotteluissa onnistumiseen tarvitaan tarkka käsitys nykytilanteesta ja siitä, mitä tuotteita/palveluja yritys oikeasti tarvitsee. Olennaista on tarkastella myös, voisiko samaan lopputulokseen päästä kustannustehokkaammin. Onko hankintoja mahdollista keskittää, voiko toimitustapoja muuttaa tai löytyykö markkinoilta aiempaa tehokkaampi tapa toimia?
Myös tavaran- ja palveluntoimittajien ansaintalogiikka on huomioitava. Epämääräinen tarjouspyyntö tarkoittaa toimittajan kannalta riskiä, että hinnoittelu tapahtuu korkeimman mahdollisen kustannuksen mukaan varmuuden vuoksi. Täsmällinen tarjouspyyntö palvelee sekä asiakkaan että toimittajan etua parhaiten.
–Itse neuvotteluissa parhaita taktiikoita on erottaa neuvottelijan ja yhteistyön yhteyshenkilön tehtävät eri ihmisille. Neuvottelijaksi kannattaa harkita ulkopuolista asiantuntijaa, joka tuntee alan toiminnan hyvin. Toinen hyvä neuvottelutaktiikka on osoittaa toimittajalle, että tilaaja ajattelee myös toimittajan etua. Esimerkiksi juuri kuljetusten keskittäminen toimittajan kannalta kustannustehokkaammaksi on molempien osapuolten etu, sanoo Expense Reduction Analystsin Suomen maajohtaja Pekka Perttunen.
Hyvä sopimus on vain ensiaskel
Pitkällä aikavälillä hyvä sopimus yksinään ei riitä, vaan kustannuksia voidaan hallita vain varmistamalla jatkuvasti oikea hinta- ja laatutaso. Olennaisimpia lähtökohtia kustannustason varmistamiseen ovat sisäinen ostokuri ja kustannusten seuranta. Erityisesti monitoimipisteympäristöissä vaarana on kustannustietojen siiloutuminen ja ostojen pirstaloituminen sopimusten ohi.
–Ei pidä myöskään unohtaa, että jokainen toimiala kehittyy. Kustannusten hallinnan kannalta tämä tarkoittaa, että tuote- ja palvelutoimittajat tuovat markkinoille uusia tuotteita ja palveluja, jotka ovat aiempia kustannustehokkaampia. Jos yritys ei saa näistä tietoa, vaarana on kilpailukyvyn menettäminen kilpailijoille, jotka hyödyntävät tehokkaampia ratkaisuja markkinoilta. Jatkuva tavoitteellinen vuoropuhelu tavara- ja palvelutoimittajien kanssa onkin pitkän aikavälin kustannusten hallinnan kulmakiviä, Perttunen kertoo.