Julkiset kilpailutukset hallintaan

Yksi johtavista aikuiskoulutuksen tarjoajista Suomessa, Tampereen Aikuiskoulutuskeskus TAKK, otti ERA:n asiantuntemuksen avukseen kustannusten hallintaan. Julkisen kilpailutuksen alaiset hankinnat eroavat muista vaatimansa tarkkuuden vuoksi, mutta hyvä yhteistyö TAKK:n ja ERA:n ammattilaisten välillä toi merkittävän noin 25 prosentin säästön yhteensä kahdeksassa kuluryhmässä. Yksi suurimmista optimoinneista nähtiin vakuutuksissa.

Yli 11 000 opiskelijan Tampereen Aikuiskoulutuskeskus on Suomen tärkeimpiä aikuiskoulutuksen tarjoajia. Laadustaan palkitun opinahjon kaikessa toiminnassa edellytetään tehokkuutta ja hankinnoissa kehitystyötä on tehty yhdessä ERA:n asiantuntijoiden kanssa. Koulutuslaitoksena TAKK toimii hankinnoissaan julkisen kilpailutuksen kautta, joka tuo omat laatuvaatimuksensa mukaan tavara- ja palvelutoimittajien valintaprosessiin.

Yhteistyötä TAKK on tehnyt ERA:n kanssa jo kahdeksassa kuluryhmässä vuosien aikana: opetuksen aineet ja tarvikkeet, työterveyspalvelut, ajoneuvokustannukset, aula- ja vartiopalvelut, vakuutukset, ravintolapalvelut, siivouspalvelut ja telepalvelut. Näissä kuluryhmissä on saavutettu yhteensä 25 prosentin säästö aiempaan kustannustasoon verrattuna – toiminnan laadun pysyessä samana tai parantuessa samalla.

Vakuutuksissa merkittävät säästöt

Yksi viimeisimmistä kuluryhmistä, jota ERA:n asiantuntijat ovat tarkastelleet, on vakuutukset. Lakisääteisistä vakuutuksista merkittäviä säästöjä ei välttämättä voida odottaa, mutta esimerkiksi tapaturmavakuutuksista odotettiin ja löydettiinkin runsaasti säästöpotentiaalia.

–ERA:n asiantuntijat aloittivat työnsä tutkimalla nykytilanteemme, kartoittamalla kaiken. Järjestimme sen jälkeen avoimen julkisen kilpailutuksen. Julkisen hankinnan kilpailutuksissa on omat erityispiirteensä ja paljon työtä. ERA:n asiantuntijoiden apu vähensi omaa työtaakkaani ja löysimme parhaan vaihtoehdon markkinoilta, kertoo Katariina Laaksosaari TAKK:lta.

–Julkisissa kilpailutuksissa haetaan aidosti parasta vaihtoehtoa, sillä edullisin ja laadukkain tarjous voittaa – tämä korostaa kilpailutuksen sisältöä, sen on oltava täsmälleen asiakastarpeen mukainen. Haluankin nostaa tässä esiin TAKK:n henkilöstön merkittävän roolin onnistumisessa, heidän esimerkillinen toimintansa ja sitoutumisensa varmisti projektin onnistumisen, sanoo ERA:n asiakasvastaava Kai Flang.

Merkittävien säästöjen ja paremmin tarvetta vastaavien vakuutustuotteiden löytämisen lisäksi Laaksosaari haluaa nostaa esiin ERA:n tuottamien raporttien korkean tason:

–ERA:n raportit olivat todella hyviä ja selkeitä, kaikessa näkyy, että heillä on tässä erittäin toimiva prosessi. Lisäksi heidän asiantuntijoidensa kanssa oli mukava työskennellä, Laaksosaari sanoo.

Seurannan suuri merkitys

Välittömät säästöt kilpailutuksella ovat merkittävä syy käyttää ERA:n kaltaista kumppania apuna kustannusten hallinnassa, mutta vasta pitkäaikainen kustannustason hallinta tuo aidosti hyötyä toiminnalle. ERA:n toimintaprosessin mukaisesti kustannuksia ja palvelun laatua valvotaan kahden vuoden ajan kilpailutuksen ja kumppanivalinnan jälkeen. Näin varmistetaan, että organisaatio ostaa sopimuksen mukaisia tuotteita ja palveluja sovittuun hintaan.

–Seuranta on tärkeää. Näin kustannukset eivät nouse välittömästi kilpailutuksen jälkeen, vaan varmistetaan oikea kustannustaso pitkäksi aikaa. Esimerkiksi vakuutuksissa totesimme erään epäkohdan ja ERA:n asiantuntijat järjestivät välittömästi palaverin vakuutusyhtiön edustajan kanssa, jossa asia käytiin läpi ja ratkaistiin. Näin kustannustason lisäksi myös palvelun laatutaso pysyy korkeana seurantajakson ajan, Laaksosaari kertoo.

Analysoidut kuluryhmät ja säästöt

• Opetuksen aineet ja tarvikkeet 19,7 %
• Työterveys 4,9 %
• Ajoneuvot 8,3 %
• Aula- ja vartiopalvelut 17,1 %
• Vakuutukset 32,5 %
• Ravintolapalvelut 22,7 %
• Siivouspalvelut 38,9 %
• Telepalvelut 35,6 %