Pitkäaikainen yhteistyö kustannusten hallinnassa perustuu luottamukselliseen, asiakaskohtaiset erityisvaatimukset huomioivaan yhteistyöhön. Lääkäriasema on vaativa ympäristö, jossa pienetkin muutokset hankituissa tuotteissa ja palveluissa voivat vaikuttaa niin hoitotuloksiin, henkilöstön tyytyväisyyteen, asiakaskokemukseen kuin yleiseen mielikuvaan lääkäriasemasta. Expense Reduction Analystsin kilpailuttamat hankinnat koskevatkin suurta osaa Aavan henkilöstön arkipäivän työstä, joten kilpailutuksissa laatu on erittäin keskeisessä roolissa.
Aava Terveyspalveluiden talousjohtaja Virpi Hentunen kertoo kokemuksistaan ja pitkäaikaisen Expense Reduction Analysts -yhteistyön tuomista tuloksista.
Expense Reduction Analystsin asiantuntijat aloittivat työnsä kuluryhmien kartoituksella ja kustannusten lähtötason analyysilla. Parinkymmenen toimipisteen organisaatioissa esimerkiksi toimitilapalvelujen kulut olivat merkittävät.
Toisaalta terveydenhoitoympäristö asetti monia erityisvaatimuksia hankittaville tavaroille ja palveluille. Esimerkiksi siivous ei ole tärkeää vain yleisen laatuvaikutelman vuoksi, vaan se on osa toimivaa hoitoympäristöä. Samoin työvaatteet eivät ole pelkästään osa yritysbrändiä. Työvaatteiden käyttömukavuus ja käytännöllisyys vaikuttavat konkreettisesti arkipäivän hoitotyössä, kun koko operatiivinen henkilöstö käyttää niitä.
Läpinäkyvä kilpailutusprosessi ja tulokset
Kartoitusvaiheen jälkeen Expense Reduction Analystsin asiantuntijat järjestivät kuluryhmän tavaran- ja palveluntoimittajien kilpailutuksen ja esittelivät vaihtoehdot. ”Arvostin erityisesti prosessin läpinäkyvyyttä. Meillä oli tiedossa koko ajan kilpailutuksen tilanne, ja Expense Reduction Analystsin asiatuntijat pitivät kiinni projektin aikataulusta” kertoo talousjohtaja Virpi Hentunen.
Eräs analysoitu kuluryhmä tutkittiin, koska Aava ja Pikkujätti halusivat vertailla sisäisen tiimin ja ulkoisen palveluntarjoajan kustannusvaihtoehdot. Tuli ilmi, että sisäinen tiimi oli kokonaistaloudellisempi vaihtoehto ja siksi toimintoa ei ulkoistettu. ”Tämä oli meille erityisen tärkeä tieto liiketoiminnan kehittämisen kannalta” Hentunen sanoo.
“Expense Reduction Analystsin tiimi on osoittanut kykenevänsä ottamaan hallintaan sensitiiviset kuluryhmät – työntekijöidemme tyytyväisyys ja asiakkaiden saaman palvelun laatu ovat aina mukana päätöksenteossa osa-alueena, kyse ei ole vain euromääräisistä säästöistä.”
”Aina projektiemme jälkeen on jäänyt tunne, että tämä oli hyvä projekti, tästä on mukava jatkaa. Pidän Expense Reduction Analystsin selkeästä toimintamallista. Olemme saavuttaneet merkittäviä säästöjä” Hentunen kertoo.
Pitkäaikainen yhteistyö
Alansa innovatiiviset edelläkävijät Lääkäriasema Aava Oy ja Pikkujätti lasten ja nuorten lääkäriasema Oy ovat tehneet yhteistyötä Expense Reduction Analystsin kanssa jo vuodesta 2013 alkaen. Yhteistyön aikana on tutkittu ja otettu hallintaan Aavan ja Pikkujätin eri toimipisteissä merkittäviä kuluryhmiä, kuten hoitotarvikkeet, toimistotarvikkeet ja toimitilapalvelut. Tavoitteet merkittävistä pitkäaikaisista säästöistä on saavutettu kilpailutuksen jälkeen suoritettavan kahden vuoden seurantajakson avulla. Samalla toimintamallia muutettiin entistä läpinäkyvämmäksi ja tehokkaammaksi.
Analysoidut kuluryhmät
Hoitotarvikkeet, toimistotarvikkeet, toimitilapalvelut (siivous, jätehuolto, lainamatot, vartiointi), työvaatteet koko operatiiviselle henkilöstölle, tulostustarvikkeet.
Haluatko lisää tietoa siitä, kuinka Aava löysi säästöjä? Lue lisää yhteistyöstämme.